Aide pour création de club plutôt familial

Bonjour à toutes et à tous,

Ma belle-soeur est en train de mettre en place un "club" de jeux destiné aux familles à côté de St-Gaudens (31). Pour le moment, cela prendrait la forme de soirées.
Est-ce que certains d'entre vous qui ont réussi cette aventure auraient des conseils à donner ?
Quels sont les points importants à mettre dans le règlement ?
Quels sont vos tarifs d'adhésion, et la participation aux soirées s'il y en a une en plus ?

Auriez-vous des idées pour attirer les personnes agées dans ces soirées ?

Est-ce que certains connaissent la réglementation sur l'accueil des mineurs seuls dans de telles soirées ?

Je suis preneur de toutes les idées et tous les conseils.

Merci de votre aide.
Alain

selon moi, qui dit club avec adhesion financiere, implique la création d'une assiciationn avec statuts, depot en prefecture. l'accueil de mineurs seuls est envisageable avec accord ecriit des parents.

Contacte olive64 sur ce site, il pourra répondre à ces questions puisqu'il a monté une assoc' sur la cote landaise.

En gros, la mairie fournit la salle 1 fois par mois (2 fois à partir de janvier), l'adhésion est de 10€ l'année, l'assoc' a un statut officiel (journal officiel, ça coûte dans les 160€ je crois).
Les seuls mineurs sont ses enfants, donc bon, je peux pas trop t'aider sur ce coup là!

L'inscription au journal officiel n'a plus rien d'obligatoire. On peut créer une association loi 1901 sans autre formalités qu'un formulaire déposé en préfecture (avec status et composition du bureau initial). Le mieux reste de se rapprocher des services préfectoraux qui ont généralement une personne en charge des relations avec les associations.

Pour les mineurs certaines préfectures sont réticentes à ce qu'ils soient membres actifs des bureau associatif mais sinon une simple décharge parentale doit pouvoir suffire pour qu'ils participent aux activités.

J'ai créé un club à 20 km de Saint-Gaudens, si tu veux me mettre en contact avec elle, je pourrais lui filer des conseils/coups de main

Salut P'tit Loup !

Alors, comme tu le sais, on a monté notre assoc' Les Ludophiles en 2003, à peu près dans ce contexte. En 2010, ça tu l'ignores, on l'a déménagée sur mon patelin (500 âmes !) avec l'idée de faire venir les familles.

Je te donne la formule actuelle :

- C'est ouvert en deux temps : le samedi de 17h00 à 20h00 pour les adultes et les familles ; de 20h45 à tard dans la nuit pour les adultes.
- Le temps de "fermeture" de 20h00 à 20h45 permet d'aller manger chez soi mais parfois, selon la présence des uns et des autres pour l'après 20h45, on prolonge et on mange après, sans rouvrir le soir.
- L'adhésion annuelle des plus de 16 ans est de 25€ (gratuité pour toutes les soirées) pour le premier, 20€ pour le 2ème d'un même foyer et 15€ pour les suivants. Gratuité totale pour les enfants de 8 à 16 ans. En-dessous de 7 ou 8 ans, on fait comprendre aux parents qu'ils devront jouer avec leurs gosses.
- On ne prend aucun mineur non accompagné d'un adulte responsable. C'est le point le plus important si tu ne veux pas te retrouver à faire de la garderie, surtout dans un p'tit village, et ne pas faire croire que le jeu est une activité pour les enfants (pédagogie, pédagogie...).
- On joue dans une salle municipale et on ne demande pas d'autre subvention en mairie.
- Lors des soirées, chacun apporte boissons ou autres victuailles, que l'on partage en toute convivialité. Très important pour l'ambiance et le côté "je te fais découvrir ci ou ça".
- La pub : on a mis une affiche dans les deux commerces principaux du village et, surtout, on en parle dès qu'on peut ! On est de mèche avec la bibliothèque du village, qui relaie l'information.
- J'essaie, tant que faire se peut, d'impliquer ceux qui reviennent le plus souvent : achat de boissons, installation de la salle quand je ne suis pas là, fête du jeu en mai, ...
- Une fois par trimestre, on fait une journée thématique, de 14h00 à tard dans la nuit, avec repas commun sur place de 19h00 à 20h30, avec spécialités en lien avec le thème. Un grand succès pour parler de jeux mais pas que !
- J'utilise Doodle pour savoir qui vient et quand, ce qui est super pour prévoir les séances mais aussi pour motiver les troupes ! Vraiment pratique (surtout pour les thématiques).
- Pour les personnages âgées, j'ai cherché mais pas encore trouvé les bons leviers. Je suis preneur d'idée...

Voilà, en gros, le portrait brossé de notre assoc' de village. J'espère que cela te sera utile, et si tu as des questions précises, n'hésite pas !

Bonjour à toutes et à tous,

Merci pour ces premiers renseignements.
Quelques précisions par rapport à certaines de vos réponses.

Il est prévu de créer une association. mais ce côté là ne posait pas trop de problèmes à priori. S'il y a des choses à faire ou à éviter je suis preneur.

Par accueil des mineurs, je ne pensais pas dans le bureau de l'association mais lors des soirées ou activité. Est-ce que cela est assimilé à un centre de loisirs ? Auquel cas il faut je crois à minima un BAFA ou diplome asimilé.

Ludiquement,
Alain

petitloup dit:Est-ce que cela est assimilé à un centre de loisirs ? Auquel cas il faut je crois à minima un BAFA ou diplome asimilé.
Ludiquement,
Alain

Le plus simple est de préparer une attestation parentale d'autorisation. Mais je te le déconseille s'ils ne sont pas accompagnés : comment vas-tu gérer l'alcool ? quid d'un accident ? quid d'un mineur qui va te foutre en l'air des boîtes de jeu ? quid du bruit ? quid de l'ambiance garderie ?
Non, vraiment...

Retour d'expérience, en complément de ce qu'à dit Ludo, donc je ne redis pas tout, mais simplement deux points qui m'ont marqué :

1. Les fumeurs le soir. Aucun ostracisme dans mon propos. Simplement faut aller dehors et si on commente un peu bruyamment la partie en cours à 23h sur le trottoir, ça peut agacer les voisins. Dans mon club, il y a quelques années, un voisin excédé a carrément appelé la police ! Autant gérer en amont de cette petite problématique.
2. Gérer une buvette : C'est la meilleure façon de financer (acheter des jeux pour le club etc...) mais ça exige un bénévole TRES motivé : Faire les comptes, renouveller le stock régulièrement etc...

Bon courage. C'est super un club

Chez nous pour avoir un publique " vraiment " famille on interdit l'accès aux enfants de moins de 16 ans non accompagnés. Les parents doivent rester dans la salle tant que les enfants y sont présents. On a déjà fait trois après midis et on a eu un énorme succès à chaque fois avec cette formule.
Sinon, le format soirée empêche généralement les jeunes de venir seuls.
On a une politiques budgétaire radicalement tournée vers les couples et les famille (10 € l'inscription pour une personne seule et 15 € par foyers).
On n'a jamais fait aucune pub parce que personne n'a jamais voulu s'en occuper, mais en un an on est passé de 5 à 30 adhérents au bouche à oreille. Je pense que dans les soirées on tourne à 35 ans de moyenne d'âge.
Dans les après midi, ça chute considérablement, car on touche surtout des non adhérents.

Fais très attention aux statuts quand tu les publie. Il vaut mieux un truc mal écrit mais regroupant TOUT ce que vous pensez y mettre un jour qu'un texte avec des belles formules, mais ne vous représentant pas exactement. Envoie moi un mp si tu veux une copie de nos statuts.

Pour créer une petite convivialité en plus, on commence les soirées tôt et chacun apporte un truc à bouffer. On mutualise et on fait un grand buffet. Ça crée une ambiance très chaleureuse et ça rallonge la soirée pour ceux qui viennent accompagnés de leurs enfants et qui ne veulent pas rester tard.

olive

Houaaaaa ça c'est marrant !

Je suis en passe de monter mon assoce dans un village de 1500 âmes et cette discussion m’intéresse .

D'où mes questions :

- comment fixez-vous les tarifs d'adhésion ?
Car s'il faut investir ou réinvestir de l'argent pour avoir une ludothèque plus fournis pour l'association, vos tarifs paraissent vraiment bas à l'année non?

- Y a t-il moyen de se faire "prêter" des jeux par un fournisseur, un éditeur ou autre?

- ce sujet ne devrait-il pas être placé ailleurs, genre "discussion sur la création"

Est-ce que vous avez écrit un règlement intérieur ?
Si oui, seriez-vous prêts à m'en envoyer un exemplaire pour voir les points que vous avez mentionnés.

Merci

De notre côté on a monté une section faisant partie d'une association déjà existante regroupant de nombreuses activités. On a fait cela pour diverses raisons:
- aucun administratif à gérer, pas de 'prise de risque' si on est peu nombreux.

De ce fait, nos tarifs d'adhésion annuelle sont plutôt attractif: 6 euros pour une personne seule, 10 pour un couple. Après 4 mois d'existence, nous en sommes à 14 adhérents. L'argent servant à acheter un ou deux nouveaux jeux à la fin de l'année.

Chacun apporte de quoi grignoter et ses propres jeux, le fond de jeux est donc commun. L'achat de jeux dû aux cotisations permet aux membres de l'emprunter pour y jouer chez soi

Du coup, on ne maitrise pas grand chose, la communication doit être validée à chaque fois, les subventions sont peu faciles mais la convivialité recherchée est bien présente.

Pour ce qui est des partenariats, il faut aller voir les boutiques spécialisées, matagot aussi permet de tester leurs nouveautés, et surtout le bouche à oreilles et le réseau sont essentiels !

Avez-vous un règlement intérieur en plus des statuts, ou bien avez-vous tout mis dans les statuts ?
La deuxième solution ne me semble pas très souple. Difficile de tout prévoir dès le départ.

Pour Relacio,
Le forum "discussion sur la création" concerne plutôt la création de jeu, à voir les sujets.
Enfin c'est mon point de vue.

petitloup dit:Avez-vous un règlement intérieur en plus des statuts, ou bien avez-vous tout mis dans les statuts ?

Deux fois la question ?
Nous avons écrit un règlement intérieur mais nous ne l'avons pas mis en oeuvre. Il est dispo si tu le veux.

C'était pour préciser la question, par rapport à l'inclusion dans les statuts ou pas.

Oui Ludo je suis preneur. Merci.

Sur notre site tu trouveras nos statut et notre réglement internet si ca peut vous aider
http://aladj50200.sitego.fr/reglement-interieur.html
Je vous conseil de faire les 2 en sachant que les statuts sont dificil à changer alors que le réglement interrieur reste plus souple s'il n'est pas iscrit dans les statuts
En tout cas bon courage

Concernant l'éventuel règlement intérieur, mon asso n'en a pas mais il est mentionné dans les statuts : ainsi si le besoin s'en fait sentir, on peut en sortir un du chapeau !

L'erreur à ne pas faire, c'est d'oublier des trucs dans les statuts. C'est payant pour les modifier ! N'hésite donc pas à y inclure tout et n'importe quoi (site internet, fanzine, organisation de repas, de ventes d'occasion...) pour être couvert.

Concernant les mineurs, une décharge de responsabilité suffit, mais si tu n'as pas le BAFA je te le déconseille vivement.

Pour les cotisations, chez nous c'est 15€/année civile, et la mairie nous prête une salle une fois par semaine (encore mille mercis à eux !).

petitloup dit:C'était pour préciser la question, par rapport à l'inclusion dans les statuts ou pas.
Oui Ludo je suis preneur. Merci.

Mince : je t'ai zappé. Je t'envoie ça très vite. Désolé...

Ludo

et au démarrage donc vous amenez vos propres jeux ?
Y a pas moyen de trouver un financement pour acheter un "kit" pour démarrer (genre 10-15 jeux) ?

Sur le tarif :
- Il est nécessaire de payer des assurances pour la location de salle, il faut avoir une idée du nombre de personnes pour répercuter sur la cotisation
- A voir si la location de salle est gratuite ou payante, ca répercute d'autant
- Un buvette en plus des cotisations est l'idéal pour payer les jeux
Pour démarrer en terme de jeux, soit un appel aux dons des membres, soit trouver un sponsor local, soit chacun amène ses jeux.
L'autre possibilité était aussi qu'en Alsace, il y a des salons du jeux dans les grandes villes. Les associations tenant ces salons ont recu de la part des éditeurs des jeux à faire tester aux visiteurs. Les associations ont pu garder ces jeux neufs pour eux après le salon.
Les tarifs de mon assoc pour une salle payante sont de 30€ à l'année pour 3 sessions par semaine (mercredi soir, vendredi soir et samedi)

Mayoniaise dit:et au démarrage donc vous amenez vos propres jeux ?
Y a pas moyen de trouver un financement pour acheter un "kit" pour démarrer (genre 10-15 jeux) ?

On peut toujours demander à sa mairie une subvention pour le fonctionnement de son association. C'est totalement différent d'une commune à l'autre il faut donc se renseigner.
Souvent les communes vont privilégier le prêt de salles et l'aide humaine aux subventions, mais si l'on sait défendre son projet il y a moyen d'obtenir un peu d'aide financière. Sinon une fois une association constituée elle peut très bien générer de l'argent par d'autres moyens (loto, animations, ventes diverses...)
Sinon pour notre cas personnel les joueurs amènent leurs jeux qu'ils possèdent mais après plusieurs années de fonctionnement nous avons su nous constituer un fond de jeu (30€ de cotisation annuelle sans frais vu que les locaux et l'assurance sont mis à disposition gratuitement par la commune). Et nous estimons plus intéressant d'acheter des jeux pour l'association que nous ne possédons pas que de faire des doublons inutiles (si je veux joueur à Caverna je demande à un de mes amis et il l'amènera avec plaisir).

Merci.